课题经费会计服务指南

管理职责分工

一、计划财务处（以下称“计财处”）负责科技经费的财务管理和会计核算工作，指导和监督项目负责人按项目立项任务书和合同约定以及有关财经法规在其权限范围内使用科技经费。

二、会计核算中心（南、北校区会计室，水保所会计室）负责科技项目的日常会计报账，真实反映项目收入、支出和结余。

三、科研经费管理科（国际交流中心306室）办理科技项目财务立项，审核科技项目经费预算和结题决算；提供科技经费管理咨询，配合项目审计和管理部门检查。

预算编制

一、预算是科技经费收支、结题的基本依据，根据项目研究的合理需要，遵循目标相关性、政策相符性和经济合理性原则，依据项目规定制式报表及项目内容说明由课题组编制。

二、科技经费预算上报前3个工作日送计财处“科研经费管理科”审核，计财处长签字后加盖财务公章。

三、项目（课题）预算一般不作调整，对于项目（课题）预算编制时难以准确预计且难以审核和控制的支出项目，如差旅费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费等不超过该科目核定预算的10%或5万元的，由项目管理部门审核、计处处长批准后调整。

四、注意事项

1.劳务、专家咨询费和间接费用预算不作调整；

2.设备费、基本建设费用预算确需调整的，应当按规定程序报项目管理部门审核批准。

立  项

一、项目管理部门（科研处、推广处、国际合作与交流处）立项

1.项目管理部门根据财务科（国际交流中心306室）预算通知，下达立项通知，财务科办理财务立项；

2.项目组登录计财处网站（http://www.ycxhlx.com）查询项目经费到账信息，持经费到账项目任务书或合同书到管理部门立项。

二、财务立项

1.项目组持管理部门立项通知单、项目批复预算（或横向项目合同书）到计财处科研经费管理科办理财务立项；

2.科研经费管理科审核后录入计算机财务管理系统（立项），提取间接费用后发放项目经费本。

三、注意事项

1.科技任务书、合同（包括协作协议、合同），由项目管理部门审查内容、主管科技工作的副校长代表学校在合同书（或任务书）上签字、加盖学校公章；

2.办完财务立项，预借票据的应及时到会计科（国际交流中心312室）核销借用手续。

转拨经费办理

一、转拨经费需要提供的资料

1.项目任务书、预算批复书；

2.协作合同或协议、合格财务票据和其他必要资料。

二、转拨经费

1.先立项后转拨；

2.填写“科技经费转拨审批单”（计财处网站下载），项目管理部门、计财处处长审核签字后主管财务校长审批；

3.会计科办理转款手续。

三、注意事项

1.国家计划项目协作单位间转拨采取以拨代支形式，不需提供对方票据；

2.项目转拨只针对项目任务书（或合同书）明确列示的协作单位预算经费，校内项目参加人之间转拨（填写“科技经费转拨审批单”），项目部门审核批准；

3.不得向与项目负责人有直接经济利益关系的关联单位转拨经费；

4.横向项目转拨按委托任务进行财务结算，应以学校名义与对方签订科技协作合同或协议，持合同和对方单位开具的发票报销协作费用。

审计与决算、结账

一、审计委托

1.中期或结题审计，会计师事务所应从项目管理部门中标事务所中选择或由学校审计处委托；

2.审计业务约定书和审计声明书由科技管理部门审核、主管科技工作的校领导代表学校签字、计财处处长签字，加盖学校公章。

二、决算编报

1.准备结题的项目，项目组应在会计核算中心会计协助下全面清理经费收支和应收应付款项，及时报销支出、归还借款；

2.会计核算中心打印项目经费支出明细帐、加盖财务专用章供课题组编制决算或提交审计；

3.课题结余经费在5%以内且总额不超过20万元的，可以按后续支出编入决算，对支出理由、依据（合同、协议等）作出单独说明；

4.项目决算报告于上报前3个工作日送科研经费管理科审核，计财处处长签字后加盖财务部门公章。

三、结题结账

1.项目结题验收或通过鉴定后，应在六个月内办理结题结账财务手续；

2.每年5月和11月科技管理部门分两次书面通知计财处已结题项目清单，科研经费管理科办理财务结账；

3.经费结余不上缴的，结题时余额先全部转入学校“科技发展基金”，再由项目负责人提出使用意见，经科技管理部门定期审核后，计财处按一般预算项目下达给相应的项目负责人。

报   销

一、基本要求

1.根据会计制度规定，报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证，包括：发票、财政票据（收费票据、往来结算票据等）、学校财务部门的制式借款单、发放清单等；

2.报销的票据必须由税务或财政部门监制，出票单位加盖发票专用章（或财务专用章、业务专用章）；

3.除“定额发票”之外，其他发票必须按规定要求填写，做到字迹清晰、书写规范，基本要素内容填写齐全，包括：填制日期，接受单位名称，经济业务内容、数量、单价和金额（大小写金额一致，不得涂改，其他项目更改后必须加盖出具单位的公章。），填制人签名（或盖章）。

一次购买大批同类商品，在发票上不能逐一标明的，可由售货单位另付清单，并加盖公章。

4.报销的单据必须根据《西北农林科技大学财务收支审批规定》履行完整的审批手续。

一般支出由项目负责人审批，单笔5000元以上的由研究机构、学院（系）负责人审批，会计主管审核；单笔金额在2万元以上的借款和支出，由分管财务校领导审批。

5.购买实物的报销票据还必须由经办人、验收人（或使用人）签字。

经办、验收人必须是学校在岗正式职工，分别在报销票据正面、右下方恰当位置签字，不得在票据背面签名。

6.报销票据原则上应在业务发生后一个月内完成，最迟不得超过一个会计年度（按出票日计算）。

发票遗失后，必须到出票单位复印原发票存根或记账联，并加盖出票单位的财务专用章或发票专用章，经审批后才能作为报销依据。

7.财务人员有权对不真实、不合法的报销票据拒绝受理，对记载不准确、不完整，审批手续不齐全的报销票据有权退回。

8.为提高工作效率，报销人有义务按支出内容（如办公费、印刷费、材料费、交通费等）将票据分类整理清楚、粘贴整齐并填写“报销审核凭单”。

二、主要业务办理要求

（一）借款

1.基本原则：“公款公用，一事一借、一借一清、前清后借、谁借谁还、及时清结”；超过三个月的借款将自动从本人工资扣还，超过一年的未清借款批准人承担连带责任。

2.基本要求：借款事由真实、清楚，借款金额合理，付款信息准确完整；

3.课题组日常支出原则上应由固定人员借用不超过2000元的周转金，年初借用、年末清还；

4.临时聘用人员、校外人员、本科学生不得作为借款人借款，研究生借款余额不得超过5000元。

（二）劳务费

1.劳务费，指在项目（课题）实施过程中支付给没有工资性收入的相关研发人员（如在校研究生等）和临时聘用人员等的劳务性费用。

2.科研助理工资及社保费用按劳务费支出核算，聘用合同签订后按年度从项目列支，人事处按月造表、计财处发放；

3.研究生助研津贴应按月发放到学生本人“奖学金银行卡”，每月20—25日为发放日。

（三）材料费

1.材料费，是指在项目（课题）实施过程中必需消耗的原材料、辅助材料、低值易耗品等而发生的采购、运输、装卸和整理等费用。

2.科技经费原则上不允许购买大宗生产性材料、基建材料、工业化原料，总费用在5万元及以上的材料（或种子、化肥、种苗、农膜、试验动物、饲料等生产资料），需要在材料费预算明细表填列或在预算说明书说明。

3.试剂、耗材原则上应及时结算，不得记账采购；单一供货渠道年采购金额超过20万元的，应由学校采购管理部门进行定点供应商商务谈判。

4.单笔采购3万元以上生产资料、生物资产（种子、化肥、种苗、农膜、试验动物、饲料等），事先报请项目管理部门审核，按招标程序采购结算。

（四）维修与设备采购

项目执行中涉及的维修、改扩建、新建，设备等按国家和学校规定进行招标采购和办理审计结算。

（五）著作出版费报销需附出版合同或协议。

三、结余经费管理

结题项目结余经费（“科技发展基金”），原则上只能用于科技仪器设备运转的维护、人才培养及其他研究发展项目的预研、启动和匹配等，其中劳务费（含研究生助研津贴）、专家咨询费和项目组成员的加班费、津贴、业务招待费等开支不超过30%。

四、禁止规定

严禁使用科技经费支付各种捐款、赞助、投资、罚款、赔偿费、违约金、滞纳金等。

五、温馨提示

1.登录计财处网站—“规章制度—科技经费”栏目查询科技经费管理办法，“相关下载”栏目下载相关制式表格等。

2.项目组可以和学院联系会计预约进行定期或不定期报账，特、急事项可以联系会计主管或计财处分管处长。

3.科技项目财务立项办公时间：星期一、三、五

4.会计核算中心业务办公时间：

上     午         8：30-11：30

下     午        14：30-17：30

每周四下午： 业务学习

5.咨询、投诉电话：

分管副处长     87082880     国际交流中心308室南校区

会计主管   87082141     南校区1号教学楼110室

会计主管   87092118     北校区3号教学楼105室水保所

会计主管   87013711     水保所办公楼216室